毎回好評のBBTオンライン英会話教材からビジネスに役立つフレーズをご紹介するシリーズ、

今回は

「仕事相手にブリーフィングする時」に

役立つフレーズをお届けします。

※ブリーフィング：簡単な報告・状況説明

今回も、とあるオフィスの場面を想定し、経営会議の内容を部下にブリーフィングする時のＮＧアプローチと理想的なアプローチをご紹介します。

今回の想定シーン

某IT系企業の人事部門で部門長として勤務しているとしましょう。

CEOが同席する経営会議に出席したところ、CEOから「コスト削減のため、今年度中に10％人員カットをする」と通達がありました。

人事部門は、その計画を実行するためのアクションプランを早急に策定しなくてはならないようです。

会議終了後、あなたは部下（マネージャー）のSteveを呼んで、作業指示を出すべく、まずはこの経営会議の内容をブリーフィングしようとしています。

まずは、好ましくないアプローチをみてみましょう。

NGアプローチ

“Hi Steve, there will be a 10 percent staff cut by the end of this fiscal year to reduce costs. HR has to take an action immediately.”
（今年度中に、コスト削減のため、10％の人員カットがある予定だ。人事部門はすぐに行動を始めなければならない。）

では、一緒にNGポイントを考えてみましょう。

NGポイント①
冒頭から“there will be a 10 percent…”と具体論に入ってしまっているため、聞き手にとっては「何の話なのか？」すぐに分からず、困惑してしまうでしょう。経営会議のブリーフィングをするのであれば、まずはその旨を明確にしてから話し始めないと、話が唐突過ぎて、その後の展開がスムーズにいかない恐れがあります。

NGポイント②
人員カットについて話していますが、それが見込みなのか、決定事項なのか、判断できません。ここでは、CEOの発言（つまり決定事項）であることをはっきりと伝える必要があるでしょう。

NGポイント③
最終的に人事部門がとるべき行動について、具体性に欠けるため、何をしたらよいのかよく分かりません。結論にあたるこの大事な部分は、会議に出席していない相手でも十分理解できるよう、具体的に話す必要があります。

では、理想的なアプローチ例を見てみましょう。

理想的なアプローチ

“Hi Steve, let me update you on the management meeting. Our CEO explained that there would be a 10 percent staff cut by the end of this fiscal year to reduce costs. Apparently, HR has to make an action plan immediately to carry out the staff cut by the deadline.”
（経営会議について報告させてくれ。CEOから「コスト削減のため、今年度中に10％人員カットする」と説明があった。人事部門は、その計画を期限までに実行するためのアクションプランを、早急に策定する必要があるようだ。）

注目フレーズ①
Let me update you on ～.（～について報告させてください）

会議の内容をブリーフィングする時に限らず、誰かに何かを話しかける時には、これから何の話をしようとしているのか、最初に明確に伝えておくと相手は心の準備ができますので、その後の本題もスムーズに話を進めることができます。

これは相手が目上の方であっても、同僚や部下であっても、また日本語でのコミュニケーションであっても言えることですので、特に効率性が求められるオフィスの会話では気をつけたいポイントです。

小規模な打合せから、大規模な社外カンファレンスまで、出席した会議の内容を人に報告する機会は多いと思いますが、そのような場面で「これから～[会議]についてブリーフィングします」と言う時に非常に便利なのがこのフレーズです。

“update someone on ～”（～についての[最新]情報を[人]に伝える）という熟語を利用した表現であり、会議の内容だけでなく、市場の動向・本社の状況etc.、様々な物事について話を始める際に最適です。

ここでは“update”を名詞として使って
“Let me give you an update on ～.”
あるいは「ブリーフィングする」という意味の動詞“brief”を使って
“Let me brief you on ～.”
と言い換えても良いでしょう。

注目フレーズ②
Apparently, ～.（～なようである）

“apparently”は「一見したところ～のようです」の意味で頻繁に使われる副詞ですが、自分が聞いた情報を第三者に伝える時に「[聞いた情報によると]～だそうです、～のようです」という意味で使うこともできる、覚えておくととても役立つ単語です。

会議中に話し合われたことを伝えるブリーフィングには、ピッタリの表現です。

ここでの言い換え表現は
“It appears that ～.”
“It looks like ～.
でも良いでしょう。

自分がブリーフィングされる立場だったら

相手のブリーフィング内容が簡潔で、分かり易ければ良いですが、残念ながらそのようなケースばかりではありません。

もし要領を得ない場合には、お互いの時間を浪費しないためにも、

“Would you get to the point?”
“Would you just give me the main idea?”
（要点を話してもらえますか）

としっかり伝えるようにしましょう。

まとめ

ビジネスの場で上司や同僚に何かのブリーフィングをする時には、必ず最初に何の話をするか伝えた上で、必要な情報を、簡潔にまとめて話すことが重要です。

上手なコミュニケーションのための基本的ルールですが、自分や周囲の発言を意識してみると、意外と守られていないことに気がつくことでしょう。

今日ご紹介したフレーズを活用して、スムーズなブリーフィングを行うよう／受けるよう、是非心がけてみてください。

※今回の引用：
ビジネスコースのレベル8・レッスン12「Reporting」

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