BBTOの使える表現

「困った部下と話し合いをする時」に使えるフレーズ

前回好評のBBTオンライン英会話教材からビジネスに役立つフレーズをご紹介するシリーズ、

今回は

「困った部下と話し合いをする時」

に使えるフレーズをお届けします。

NGアプローチ/理想的なアプローチとともに学んでいきましょう。

想定シーン

時間にルーズで時々遅刻をする部下Aがいるとしましょう。

これまでに何度か注意してきましたが、昨日も大事なパートナーとの会議に遅刻し、それがキッカケでまとまりかけていた契約交渉が打ち切られてしまったとの報告を受けました。

職場では「Aは前日かなり飲んでいたので、寝坊したんだろう」という噂が流れています。

あなたは上司としてAと話し合う必要があります。

まずは、好ましくないアプローチをみてみましょう。

NGアプローチ

Aの席に近づき、怒った口調で…

“I just heard X company broke off the contract negotiation with us because you were late for the meeting with them yesterday! There’s a rumor in the office that you drank too much the night before and you overslept in the morning. What were you thinking?”

(君が昨日の会議に遅刻したせいで、X社が我が社との契約交渉を打ち切ったと報告があったぞ!
噂によると、前の晩にずいぶん飲んで寝坊したそうじゃないか。何を考えてるんだ!)

みなさんはこのコミュニケーションについて、どこが問題だと思われますか?
答えは4つありますので、ぜひ少し考えてみてから続きをお読みください。


NGポイント①
Aの席、つまり他の社員にも聞こえるような場所でデリケートな話題を持ち出すのはNGです。事実がどうであれAにとっては屈辱的で、「パワハラ」とされても仕方ありません。また、Aにとっては事実を話すことが難しい状況ですので、公正な結論が得られない可能性があります。

NGポイント②
どんなに腹を立てている場合でも、怒った口調で話し始めるのはNGです。NGポイント①と同様、「パワハラ」とされてしまうかもしれません。お互い興奮しては、落ち着いて話し合うことが困難ですので、ゆっくりと低いトーンで話し、あくまで自分は冷静であることを示します。

NGポイント③
噂を鵜呑みにしているような発言はNGです。噂は事実でないことも多いので、まずは事実を確かめなければなりません。もし噂について触れるとしたら、「~という噂を聞いたが、どういうことか説明してくれるか?」という流れが良いでしょう。

NGポイント④
頭ごなしに叱りつけるアプローチはNGです。まずは何が起こったのか、状況や理由を質問して、相手に説明する機会を与えるべきです。

次に、理想的なアプローチ例をみてみましょう。

理想的なアプローチ

会議室にて、冷静な口調で…

We have a serious problem with our contract negotiation with X company. According to a report I just received, they broke it off because you were late for the meeting yesterday. Can you explain what happened?

(X社との契約交渉で重大な問題が起きている。
昨日の会議に君が遅刻したために、X社が交渉を打ち切ったとの報告を受けたんだ。
何があったのか説明してくれるか?)

今度はプライバシーが保たれる会議室で、落ち着いた口調で切り出しています。このアプローチが良い理由は、NGポイントで説明した通りです。

注目フレーズ①
We have a serious problem with ~.「~に関して重大な問題があります」

このフレーズを用いて「何について話し合う必要があるか」最初に明確にして問題意識を共有することにより、お互いに心の準備ができます。

また、主語を”You”ではなく”We”にすることで「あなたの問題」と突き放すのではなく、「私達の問題」と共に解決しようとする態度を示すことができ、話し合いを建設的に進めていく下地となります。

“We need to talk about ~.” 「~について話し合う必要があります」
“We’re in trouble.” 「我々は問題を抱えています」

などのフレーズを代わりに使っても良いでしょう。

注目フレーズ②
Can you explain what happened?「何があったのか説明してもらえますか?」

どのような噂を耳にしていても、必ず事実を確かめる必要があります。事実が分からないと、後で適正な判断を下すことができないからです。

また、頭ごなしに叱るのではなく、まずは相手に説明する機会を与えることで、相手が安心して事実を話せる雰囲気を作ることができます。

そこで、本人から事情を聞き出すのに役立つのがこのフレーズです。

“Explain what happened.”「何があったのか説明したまえ」では命令文なので高圧的で、相手が萎縮してしまう恐れがあります。”Please”を付けても命令文であることは変わらないのでNGです。このような場面では、”Can you ~ ?”のような丁寧な依頼文にするのが適切なのです。

また”Why were you late for the meeting?”も事情を聞きだせるフレーズに見えますが、こちらは”you”が主語のため、日本語にすると「どうしてお前は会議に遅刻したりしたんだ?」のような、相手を責める強いニュアンスになるので、やはり避けた方が無難です。一方”what happened”のような、無生物主語を利用したニュートラルな表現は、相手も話しやすくなるので最適です。

まとめ

困った部下と話し合いをする時でも、一方的に叱るのではなく、相手を尊重して誠意を尽くすことが大事です。「一緒に解決しよう」という態度で臨むことで、事実を引き出しやすくなり、一方パワハラで訴えられるリスクを減らすことも出来ます。

冷静に話し合って事実を確認し、その事実をベースに適切な対応を検討すれば、どのような結論に至っても双方納得のいく、公正なものとなるはずです。

今日の想定シーンのように難しい立場に立たされた場合でも、注目フレーズ等を活用し、うまくコミュニケーションをとって対処しましょう。

※今回の引用:
ビジネスコースのレベル8・レッスン2「Making Tough Decisions」

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